Inleiding

We zijn een vereniging en hebben uiteraard een oprichtingsacte. Zo’n acte is echter niet eenvoudig aan te passen en er zijn zaken die geregeld moeten worden, maar waarbij de afspraken flexibel moeten blijven om met de veranderingen van tijd en techniek mee te kunnen gaan. Een voorbeeld hiervan is omgaan met de Whatsapp communicatie. Wellicht bestaat Whatsapp volgend jaar wel niet meer. Ander voorbeeld is de maximale bijdrage uit PGB en betaling van bezoekers. Dit zal mogelijk aangepast moeten worden als de gemiddelde kosten van bijeenkomsten stijgen, of als de financiële middelen van de vereniging om aanpassing vragen.

Gebruik van Socie app en aanmelding

Gedurende 2016 is de Socie app geïntroduceerd en geaccepteerd als communicatiemiddel voor de bijeenkomsten. Betreffende het gebruik hiervan gelden op dit moment de volgende afspraken:

  • Leden kunnen zich alleen inschrijven voor een bijeenkomst via de Socie app.
  • Per bijeenkomst wordt het uiterste inschrijfmoment bepaald i.v.m. catering.
  • Het uiterste inschrijfmoment is tevens het uiterste moment om af te kunnen melden.
  • Als een lid inschrijft, maar niet naar de bijeenkomst komt zal zijn bijdrage van zijn PGB worden afgeschreven.
  • Afmelden nadat dit niet meer via de Socie app kan, moet via Whatsapp groep, zodat andere leden op de hoogte zijn van je afwezigheid.
  • Aanmelden van bezoekers moet via de Whatsapp groep.

Kosten bijeenkomsten

Alle kosten van de bijeenkomsten worden in principe betaald van de Persoonsgebonden budgetten van de leden die zich voor de bijeenkomst hebben ingeschreven. Hierbij gelden de volgende afspraken:

  • Het streven is de kosten van bijeenkomsten gemiddeld op 20€ per deelnemer te houden.
  • De maximum bijdrage per lid is 25€ per bijeenkomst.
  • De kosten van gasten die potentieel lid zijn, worden uit de algemene middelen van de vereniging betaald.
  • De kosten boven de maximaal gestelde bijdrage worden uit de algemene middelen van de vereniging betaald.
  • Bezoekers die geen potentieel lid zijn, zoals partners of een collega die een keer mee wil komen, worden van de PGB van de gastheer (of vrouw) betaald.

Rekenvoorbeelden:

Kosten van een bijeenkomst zijn 950€. Er waren 22 leden aanwezig. Kosten per lid zouden 43,18€ zijn. Er wordt 25€ per lid berekend uit de PGB en 400€ komt uit de algemene middelen.

Kosten voor een bijeenkomst zijn 415€ en er zijn weer 22 leden en deze keer ook 3 gasten geweest. Kosten pp zijn 415/25=16,60. Van de leden wordt dus 16,60€ van hun PGB gehaald en 3 x 16,60 = 49,80 komt uit de algemene middelen.

Gebruik Whatsapp

De Whatsapp groep van BcM is bedoeld voor BcM gerelateerde communicatie (behalve aanmelding van leden dus). Deze communicatie is redelijk vrij en mag gezellig zijn, maar toch een paar richtlijnen:

  • De BCM Whatsapp is niet bedoeld voor reclame uitingen.
  • Ook promotie van andere bijeenkomsten dan die van BcM is meestal niet op zijn plaats.
  • Bijeenkomsten ten bate van goede doelen of gezamenlijk belang van BcM’ers kunnen hierop een uitzondering zijn.
  • Het vermelden van leuke dingen is ok, maar laat het niet PLAT worden.
  • Elkaar om hulp vragen is prima, maar is de vraag voor een specifiek lid? Stuur het bericht dan ook alleen naar dat specifieke lid (even lang drukken op zijn nummer of naam).
  • Mensen iets verwijten of ergens op aanspreken, hoort niet in een groepsgesprek thuis.

Het is lastig om communicatieregels op te stellen, maar het belangrijkste is eigenlijk dat je soms even goed na moet denken voor je een bericht plaatst. Wees voorzichtig om niemand voor het hoofd te stoten en beledig geen groepen.